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Durch die Corona-Pandemie gehören virtuelle Meetings zum Arbeitsalltag - umso wichtiger ist es, sie professionell zu nutzen.

Zehn Tipps für einen professionellen Auftritt in Videokonferenzen

08.06.2021

Webkonferenzen sind oft ein Grund zur Aufregung. Lesen Sie, wie Sie digitale Kommunikation professionell und sympathisch über die Glasfaser bringen.

Die vertraute Umgebung des Home­office trügt. Denn Videokonferenzen halten für Teilnehmer auch in den eigenen vier Wänden Überraschungen bereit. Magda Bleckmann, Business-Coach und Unternehmensberaterin in Graz, erzählt mit Belustigung von einem Video-Workshop, bei dem ein Teilnehmer den Schreibtisch verließ. Er suchte – gedanklich in ein Thema vertieft – nach Unterlagen. Unter Krawatte und Hemd kamen die sprichwörtlichen Jogginghosen zum Vorschein, die offensichtlich zu den Lieblingsbeinkleidern des Sitzmanagers gezählt haben – so getragen und altmodisch wirkten sie auf die übrige Zoom-Gemeinde. Es hagelte Spott unter den zugeschalteten Kolleginnen und Kollegen.

Für Magda Bleckmann (ihr aktuelles Buch zum Thema finden Sie hier) ist es nicht egal, in welchem Stil man sich vor die eigene Kamera setzt, um an Online-Meetings teilzunehmen. „Outfit wirkt auch im digitalen Raum“, unterstreicht die Netzwerk-Spezialistin, „wer sich passend kleidet, fühlt sich gut.“ Und dies sei spürbar, selbst in Webkonferenzen. 

Videocalls sind heute alltäglicher Teil der Kommunikationskultur. Selbst der WhatsApp-Messenger, auf 75 Prozent aller Smartphones behaglich eingenistet, wird immer öfter in seiner Videofunktion genutzt. Während im Privatbereich der Zwangslosigkeit keine Grenzen gesetzt sind, bleibt im Geschäftsleben die Frage bestehen, wie die richtige Etikette an den Tag gelegt werden kann. Neben den Fragen des Stils stellen sich jede Menge technischer Themen. Die Bandbreite reicht vom passenden Licht und klarsten Ton bis hin zum vorteilhaftesten Kamerawinkel. 

Nicht für jeden ist die Anmutung von Nasenhaar erquickend. „Jeder muss für sich selbst definieren, wie er oder sie in welchem Setting wahrgenommen werden wollen“, rät Magda Bleckmann zu flexibler Betrachtungsweise. Es mache einen Unterschied, ob man mit einem alten Geschäftsfreund oder mit einem Neukunden per Videocall spreche: „Bei einem guten Businesskontakt könnte Blazer mit Hemd zu formell sein. Bei einem weniger vertrauten Geschäfts­partner kann dies genau der richtige Auftritt sein“. Bei einem sei sie aber sicher: „Jogginghose geht im Umgang mit Außenstehenden gar nie.“ Aber was sind nun die wichtigsten Regeln, um eine Konferenz per Videocall erfolgreich zu gestalten? Lesen Sie zehn Tipps für einen professionellen Auftritt am Bildschirm, der die Teilnehmer an Webkonferenzen überzeugen sollte. 

1. Plane die Videokonferenz

Ein solider Plan ist der Grundstein für eine ­erfolgreiche Videokonferenz. Dafür reicht eine Tagesordnung, in der ein bis zwei Schwerpunkte festgelegt werden. Verschicken Sie die Agenda im Vorfeld, damit sich die Teilnehmenden vorbereiten können. Ein Protokoll sichert die Ergebnisse der ­Besprechung. Das wichtigste Element eines Protokolls ist nicht, was im Meeting gesagt wurde, sondern wer nach dem Meeting welche Aufgaben hat. Hierfür kann man im Anschluss an die Online-Meetings zahlreiche Tools, die teilweise als App verfügbar sind, nützen. Eine Aufgabenzuweisung kann beispielsweise über Microsoft Teams erfolgen. 

2. Teste Software und Hardware

Skype, Zoom, Microsoft Teams – es gibt immer mehr Tools und Software, häufig auch als App, für Videokonferenzen. Die Bedienung sollte bereits im Vorfeld durch Video-Tutorials und andere Recherchen gesichert sein. Testen Sie zudem die Funktion von Kamera und Mikro. Und selbstverständlich ist eine stabile Telefon- bzw. Internetverbindung eine Grundvoraussetzung für jede digital abgehaltene Konferenz und auch für die weitere Zusammenarbeit im Homeoffice. 

3. Wähle einen überzeugenden Hintergrund

Der Hintergrund des Bildausschnittes ist für den Eindruck von zentraler Bedeutung. Sorgen Sie deshalb für ein sauberes Umfeld, eine einfärbige, neutrale Wand oder, wenn das nicht möglich ist, benutzen Sie einen virtuellen Hintergrund, wie ihn viele Dienste inzwischen schon anbieten. Die Bücherwand bleibt ein akzep­tabler Klassiker für Meetings im Web. 

4. Setze den Bildausschnitt auf Augenhöhe

Der Bildausschnitt im Video wird so gewählt, dass der Sprecher nicht zu klein, nicht zu groß und nicht abgeschnitten wirkt. Eine Faust­regel lautet: Positioniere deine Webcam auf Augenhöhe, damit dein Kopf und Oberkörper ohne Verzerrung aufgenommen werden können.

5. Sorge für gute Tonqualität durch ein geeignetes Mikro 

Je näher das Mikro am Körper ist, desto besser. Die meisten In-Ear-Kopfhörer liefern per Bluetooth recht akzeptable Tonqualität und sind schon ab 40 Euro zu kaufen. Ein separates USB-Standmikrofon kombiniert mit USB-Boxen kann freilich die Tonqualität um Klassen verbessern. Auch hier gibt es mittlerweile zahlreiche Tools, die die Zusammenarbeit verbessern und erleichtern. 

6. Schalte die Kamera nie aus

Die Kamera sollte in einer Besprechung nicht ausgeschaltet werden. Sie unterstreicht Aufmerksamkeit und Präsenz. Dies wiederum werden die Teilnehmer des Meetings in der Regel erwarten und jedenfalls zu schätzen wissen. Anders liegt der Fall beim Mikrofon: Dieses kann in Sprechpausen abgedreht werden, um unbeabsichtigte Störungen zu vermeiden. 

7. Kleide dich professionell!

Achten Sie auf eine angemessene Garderobe. T-Shirt und Jogginghose mögen bei einem Gespräch unter Freunden und Bekannten durchgehen, im beruflichen Umfeld ist derartiges Outfit aber nicht akzeptabel. Casual oder sportliche Kleidung passt zu internen Besprechungen unter Kollegin­nen und Kollegen, Geschäftskleidung gehört aber zu allen Video­konferenzen mit der äußeren Business-Community. Bestimmen Sie das Outfit nach dem Eindruck, den Sie bei den Teilnehmern der Webkonferenzen hervorrufen wollen.  

8. Blickkontakt mit der Kamera halten

Wer in einer Videokonferenz als interessiert und zugewandt wahrgenommen werden will, muss als Sprechender direkt in die Kamera schauen – und nicht auf den Bildschirm, auf dem die Gesprächspartner per Video zu sehen sind. Auf diese Weise zeigen Sie, dass Sie voll bei der Sache sind. Und: Bleiben Sie fokussiert! E-Mails beantworten und auf anderen Programmfenstern oder gar Ihrem Smartphone parallel arbeiten zeigt, was Sie von dem Meeting halten: nichts. 

9. Fragen eindeutig adressieren

Fragen oder Anmerkungen, die an bestimmte Personen gerichtet sind, müssen bei einer Webkonferenz eindeutig adressiert werden. Bei digitalen Begegnungen fehlen Steuerungselemente wie Zuwendung und gezielter Blickkontakt. Daher in die Fragen immer den Namen des Teilnehmers einflechten, an den sie gerichtet sind.  

10. Immer gelassen bleiben

Wenn im Vortrag oder in der Präsentation etwas schiefgeht, gilt die goldene Regel für alle Moderatoren: Ruhe bewahren! Es kann immer ­etwas schiefgehen. Und wenn es wieder läuft, greift die zweite Regel: einmal entschuldigen reicht. Niemals auf eigene Fehler hinweisen oder sich im Satz verbessern. Dies ist meist unerheblich und fällt ohnehin niemandem auf. Ausnahmen sind falsche Vor- oder Nachnamen bei der Vorstellung der Teilnehmerrunde. Es gilt, das Ziel stets vor Augen zu halten: Souveränität ausstrahlen. Das bedeutet, bei aller Vorbereitung gelassen zu bleiben. Dann finden Sie die Aufmerksamkeit auch im digitalen Raum. 

Autor/in:
Josef Ruhaltinger
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